読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

coach4pm-プロジェクト管理をコーチングで支援-

Web業界で戦うプロジェクトマネージャーやディレクターのためのノウハウ

ガントチャート通りに進行できない人の8割は、タスクの依存関係がわかってない

プロジェクトマネジメント

f:id:chitoseweb:20160211201842p:plain



こんにちは、編集部のジェシカです。

今回はタスクの依存関係について詳しくご紹介します。

依存関係というワード、私は耳慣れなかったのですが、WBSやスケジュールを作成している人は、自然に意識されている事項だと思います。

もし、「WBSもスケジュールもきちんと引いているのに、毎回進行がうまくいかないんですけど….」という人がいるなら、依存関係を考慮できていない可能性が高そうです。

f:id:chitoseweb:20160930134721j:plain

タスクの依存関係とは?

プロジェクトを進行するための各タスクには、「Aが終了しないとBの作業が開始できない」「Cが開始されないと、Dも開始できない」といった関係でつながっています。

このつながりを「依存関係」と呼びます。 依存関係を正確に把握していないと、正しいスケジュールが組めません。

依存関係を意識せずに、各タスクの見込み工期だけからスケジュールを引くと、「なんとかなりそう」なガントチャートができあがってしまいます。 


この「なんとかなりそうガントチャート」が炎上の火種です。

現実的なスケジュールを作成するために、次の4つの依存関係を正確に把握しましょう。

依存関係の4パターン

依存関係には4つのパターンがあります。

これまで意識していなかった人は、自分の考えと合っているか確認してみてください。

■終了―開始型(FS型:Finish to Start)

先行するタスクが終了した後に、実施タスクが開始できるという型で、最も一般的な関係性です。

実施するタスクは先行するタスクにスケジュールを握られている状態なので、先行タスクのボールをクライアントや他社が持っている場合、しつこく催促することが難しく、実施するタスクに影響が出てしまうこともあります。


■開始―開始型(SS型:Start to Start)

先行するタスクが開始すると、後続の実施タスクを開始できるという関係性です。

例えば、印刷物の場合、紙が納入され始めたら印刷を開始していくといった関係性がこれにあたります。

同時にタスクが進行するので、タスク担当者間できちんと状況共有をしておく必要があります。


■終了―終了型(FF型:Finish to Finish)

先行タスクが終わる時には、実施タスクも終了していなければいけない関係性です。

例えば、1ヶ月間無料のツールを試す時など、お試し期間が終わるまでにツールの検証を終わらせなければいけない状態のことです。

このケースでは、終了日が決まっているので実施タスクを延長することができません。

事前準備をしっかり行い、余裕を持ったスケジュールで進行できるようにしておく必要があります。


■開始―終了型(SF型:Start to Finish)

先行タスクが始まるまでに、実施タスクが終了していなければいけない関係性です。

あるイベントの日時が決まっており、それに対して準備を行うようなタスクに適用されることが一般的です。

例えば、クライアントとの月次定例会議という未来のタスクに向け、データ分析や報告資料の作成を終えてサイト動向や改善提案を報告できる状態にしておくことが、この開始―終了型(SF型)に当てはまります。

決して日を延長することができないので、前日に深夜残業が発生しないよう、事前にスケジュールを組んでおくことが大切です。

正しい依存関係に基づいたガントチャートは、クリティカルパスが正確に把握できる

全タスクの最初から最後までを依存関係によって結びつけた時に所要時間が最も長くなる経路をクリティカルパスと呼びます。

クリティカルパスはWBSの中の最も重要な経路なので、この経路に問題が発生すると、プロジェクトの全体の遅延が発生するなど、致命的問題に発展する可能性が高くなります。

クリティカルパスを見誤らないよう、各タスクの依存関係を意識し、正確に結び付けられるようになることが大切です。

依存関係の配置ミスだけでなく、タスク漏れにも注意

WBSやガントチャートを作成する際に、依存関係の順番を間違えないということは絶対ですが、そもそもタスクが漏れていたという場合は取り返しのつかないミスにつながることがあります。

1人ではなく必ず数人でタスクを洗い出し、漏れを防ぐようにしましょう。

この時、依頼者の都合や希望スケジュールは考慮して、それにおさまるように自然に頭が働いてしまう優しい方が多いのですが、炎上に陥る典型パターンなので絶対にやめてください。

まずは依頼者の都合は無視して、最大限のタスクを洗い出しましょう。

洗い出したタスクを、依存関係を考慮しながらガントチャートに落とせば、正確なクリティカルパスが把握でき、スムーズなプロジェクトができるようになります。

WBSの作り方や注意点はこちらでも詳しく紹介しているので、参考にしてください。 

WBS作成のポイントは?

◆さいごに

依存関係が明確になっていれば、クライアントや上司に理路整然としたスケジュールの説明ができるので、先方も無理な要望を言いづらくなるでしょう。

プロジェクトメンバーの幸せのためにも、依存関係には十分注意してください。

▼スケジュールを作る時に参考になるコラムはこちら▼

スケジュールリカバリ方法 

CCPMプロジェクト管理手法

 

f:id:chitoseweb:20160211201842p:plain

あらゆる組織に適用できる!ビジネスを成功に導く戦略立案とチームビルディングの方法論

コーチング

f:id:chitoseweb:20160211201842p:plain

coach4pmでは、コーチングやリーン・シックスシグマ研修のほかに、ワークショップの提供も行っています。

今回は、「戦略立案ワークショップ」「チームビルディングワークショップ」についてご紹介します。

f:id:chitoseweb:20160921130113j:plain


◆目次◆

戦略立案ワークショップとは

中期事業計画をプレゼンのためだけのきれいな資料にしてしまっていませんか?

それでは、現場はついてきません。

現場のリーダーを巻き込んで実行可能な戦略を盛り込むことが必要です。

戦略立案ワークショップでは、現場のリーダーと一緒にコーチングの手法を使ってビジョンを共有して達成目標を決め、中期事業計画のための戦略を作成します。

戦略立案に必要なポイント

中期事業計画を作成してそれを達成するためには、戦略立案時に次の5つの要件が必要です。

◆ビジョンの共有
戦略立案と言ったとき先ず SWOT 分析から始めていませんか?

たとえ「強み」「弱み」「機会」「脅威」が解っても有効な戦略は生まれません。

なぜなら、どこに向かって何を達成するために「強み」を活かし、「弱み」を克服し、「機会」をつかみ、「脅威」を回避するとのかという指針がないからです。

「どこに向かうのか」「何を実現するのか」という指針、つまりビジョンが必要なのです。

そしてメンバーとそのビジョンを共有し、メンバー全員が共感し納得することが必要です。

ビジョンの共有がない戦略はトップマネージメントの自己満足であり、実行不可能なプレゼン資料でしかありません。

◆全体像の把握
自分の責任範囲内でのみ最高のパフォーマンスを出すための戦略を立てていませんか?

中長期的な戦略はビジネスの全体像を捉えた上で作成する必要があります。

顧客は誰か?競合他社は?供給者は?情報、物、お金の流れはどうでしょうか?

ビジネス全体としてのサクセスを実現するために、組織や各メンバーはどんな動きをすべきなのかが戦略として重要になります。

◆主要メンバーの参画
中期計画づくりが組織トップへのプレゼンテーション資料作成になっていませんか?

中期戦略の内容がトップの機嫌を伺うためのプレゼン資料では主要メンバーのやる気を得ることはできません。

メンバーのやる気を高くするにはそれぞれの主要メンバーが戦略づくりに参画する事が重要です。

本ワークショップは知識の習得だけに留まらせるのではなく、実際の課題をテーマにして主要メンバー全員で現実的な戦略づくりを行っていただきます。

◆実行可能な計画
戦略を元に中期計画を作成したものの、それで終わりになっていませんか?

実行可能な、しかもストレッチな戦略を立てるためには主要メンバー間の活発なコミュニケーションが必要です。 実行期間のコミュニケーションは、コーチングにて支援いたします。

◆継続的な評価と戦略の見直し
中期計画作成が季節的なイベントになっていませんか?

ビジネスを取り巻く環境は常にしかも急速に変化しています。 戦略は一度決めたら終わりではなく、タイムリーで継続的な評価と見直しが必要です。

ワークショップの流れ

1,トップのビジョンを主要メンバーと共有し、各メンバーのビジョンを作成し全員で共有します。

2,ビジネスの全体像を見える化し、情報・お金・物の流れを明らかにします。

3,戦略づくりの段階から主要メンバーが参加し、実現可能なサクセス・ストーリーを組み立てます。

上記のワークショップを通して、主要メンバーのコミュニケーションが活発になり、チームワークが向上します。

実際のビジネス・ケースをテーマに行うワークショップは、ワークショップ中に作成した戦略や資料・データをそのままオフィスに持ち帰り明日から実践することができますので、時間のムダは一切ありません。

チームビルディングワークショップとは

組織やプロジェクトチームのパフォーマンスは、トップダウンの指示命令だけでも、ボトムアップの自主性だけに任せても、最大限に発揮することはできません。

ミッションの遂行や目標達成にはチームとして集団で取り込むことによる相乗効果が必要になります。

チームビルディングワークショップでは、チームメンバーが参加することで、よりリアルタイムにチームビルディングによるパフォーマンス向上を期待することができます。

よいチームに必要な4つのポイント

なぜ1人、1人じゃ駄目なのでしょうか?
それは、1(人)+1(人)=2(人) にしかならないからです。

一方、チームワークの場合は、1(人)+1(人)=2(人)+相乗効果となります。
もし相乗効果が1(人)となれば、1(人)+1(人)=3(人)になるのです。

ただし、ここで相乗効果はプラスにも、マイナスにもなります。 相乗効果がマイナスなると逆効果なのです。 では、どうすればプラスの相乗効果が得られるのでしょうか?

よいチームに必要なポイントは4つあります。

◆各メンバーが自立性・主体性を持っている
ドイツの心理学者リンゲルマンの実験によって、綱引きをした時に1人対1人で引き合った時の1人あたりの力を100%とすると、人数を8人対8人とした時に、そのうちの1人が出していた力は49%だったことが証明されました。
これを「リンゲルマン効果」と呼びます。

つまりメンバーが集まりチームで何かを目指す時には何もしなければ、個人のパフォーマンスは半分以下に落ちるということです。

では、どうすればメンバー一人一人のパフォーマンスを落とさずにチーム全体のパフォーマンスを構築することができるのでしょうか?

それを可能にするのはメンバー一人一人の自立性、主体性です。

自分が100%目一杯の力を出して綱を引かなくても、誰か力の強いメンバーが頑張ってくれると言う意識で綱を引くのではなく、自分は綱を引く力の一部分を担っていてそれは勝利に対して非常に重要であると言う意識を持って協力し合い綱を引くことが重要です。

◆各メンバー同士が協力し合いながらつながっている
実際の仕事は、綱引きのように単純ではありません。

例えばある製品を開発してビジネスを成功させるためには、商品の企画、開発、材料の調達、製造、品質管理、マーケティング、セールス等のいろんな機能が必要になります。

各メンバーがそれぞれの強みを知り合い、協力し合うことでゴール達成に欠かせないチームとしての多様な機能が構築できるようになります。

◆メンバー全員が同じ方向を目指している
チームが目的を達成するためにはメンバー全員のベクトルの方向が揃っていることが重要です。

綱引きのメンバーがそれぞれ違った方向に綱を引いたらどうなってしまうでしょうか?

メンバー個々の力がどれだけ大きくても、メンバー全員で同じ方向に向かって綱を引かなければ綱引きに勝つことはできません。

◆良いチームワークの状態が維持され、継続的に良くなっている
一度良いチームワークの状態が出来上がっても、安心して何もしないでいると元のチームワークの悪かった状態に戻ってしまいます。

頑張ってダイエットに成功しても、安心して元のゆるい生活に戻るとリバウンドするのと同じことで、チームビルディングも良い状態を作ったところからが本当のスタートです。

より良いチームを目指して継続的にチームビルディングを続けて行く必要があります。

ワークショップでは、これら4つのポイントを実現するために、具体的にどうすればよいか、体験を通して身に付けることができます。

◆さいごに

「戦略立案ワークショップ」「チームビルディングワークショップ」に興味を持った方は、こちらからお気軽にご質問・お問い合わせください。

【問い合わせ先】http://riso-labo.com/company/contact


▼コーチングやリーン・シックスシグマ研修プログラムの詳細です▼ 

coach4pmのコーチングとは?

 

リーン・シックス・シグマ研修、受付中です

 

f:id:chitoseweb:20160211201842p:plain

「無駄の最小化」と「品質の最大化」を両立する業務プロセス改善手法「リーン・シックスシグマ」とは?

プロジェクトマネジメント

f:id:chitoseweb:20160211201842p:plain



リーン・シックスシグマ(LSS / lean six sigma)を知っていますか?

リーン・シックスシグマとは、作業のバラつきを減らしてビジネスプロセスを高品質化する「シ ックスシグマ」と、無駄を減らして業務プロセスを効率化する「リーン生産方式」を組み合わせ た業務プロセス改善手法です。

リーン・シックスシグマは主に製造業で確立・発展してきた手法ですが、IT・Web業界のプロジ ェクトマネジメントでも応用が可能です。

今回は、リーン・シックスシグマを知らないという方向けに、その詳細とcoach4pmが提供して いる研修プログラムについてご紹介します。

f:id:chitoseweb:20160914175014j:plain



◆目次◆

リーン・シックスシグマとは

リーンは、トヨタ生産システムの「Kaizen(カイゼン)」をもとにして生まれました。
「Kaizen」では、生産のリードタイム*を短縮する為に生産工程でのムダを見つけ出し徹底的にム ダをなくす事に取り組んできました。
*リードタイム:生産、流通、開発などの行程に取りかかってから完了するまでの所要時間。

ムダとりのノウハウをツールとして誰でも使えるようにまとめたのがリーンです。
しかし、リーンは部分部分での改善活動では威力を発揮しますが、全社的な活動として展開する のには現場の理解と経験が必要であり、ムダとりの文化が根付くのにはそれなりの時間がかかり ました。

一方、シックスシグマは、1985年にモトローラで生まれたと言われています。
そして1996年に、ジェネラル・エレクトリック(GE) のCEO であるジャック・ウェルチ氏がマネージメントツールとしてシックスシグマを使って成果を出したことで有名になりました。

シックスシグマは製品やサービスの品質を向上させ、良い状態を維持するために大変有効な手法です。

ただし一方では、生産やサービスのリードタイムを短縮するのには即効性がなく、今すぐにリードタイムを短縮して生産性を上げたり、仕掛り在庫を減らしたりすることは不得意でした。

そこで、2000年代前半にリーンとシックスシグマの長所を取り入れたリーン・シックスシグマが誕生したのです。

リーン・シックスシグマは、リーンの手っ取り早い改善とシックスシグマの根本的な改善の両方を巧く使って効果的に改善を行えるので、質の高い製品やサービスを顧客に提供できる業務体質にするための有効な手法です。

 

f:id:rkmrmt:20160913190153j:plain

リーン・シックスシグマの研修

リーン・シックスシグマは、パワフルな業務改善手法です。
シックスシグマは大企業向けの大掛かりなものと思われていましたが、リーンとの融合により現場での即効性ある改善が可能となりました。

coach4pmでは世界各国で実績のある Pivotal Resources, Inc. が提供するリーン・シックスシグマ研修を日本語で実施しています。

研修内容は役割や担当によって異なります。それぞれの研修の特徴や目的を紹介していきます。

ーチャンピオン研修ー

リーン・シックスシグマの全体像を把握し、リーン・シックスシグマ導入により期待される効果、事業計画立案におけるチャンピオンの役割について理解していただきます。

プロセス改善活動の最高責任者であるチャンピオンの役割と責任を果たすために必要なスキルを身につけていただくための2日間の研修で、一般開催はありませんので、ご希望に応じて開催します。

【チャンピオン研修アジェンダ(一部抜粋)】

  1. イントロダクション
  2. リーン・シックスシグマとは何か?
  3. リーン・シックスシグマをどう導入するか?
  4. リーン・シックスシグマをどうリードするか?等

ーブラックベルト研修ー

リーン・シックスシグマを使ったムダとり、業務改善のスペシャリストとしてリーン・シックスシグマプロジェクトの実行リーダーを育成します。

プロジェクトリーダーの立場として、7つのムダ、5S、DMAIC、統計的プロセス管理、QFD、FMEAなどのリーン・シックスシグマ手法を習得していただきます。

ブラックベルトの役割と責任を果たす為に必要なスキルを身につけていただくための2日間の研修で、一般開催はありませんので、ご希望に応じて開催いたします。

【研修内容(一部抜粋)】

  1. イントロダクション
  2. 統計の概要
  3. MINITAB(イントロダクション)
  4. Measure(測定)
  5. Analyze(分析)
  6. Improve(改善)
  7. Control(管理)等

ーグリーンベルト研修ー

リーン・シックスシグマのムダとりツール、業務改善ツールを使って業務プロセス改善を行えるメンバーを育成します。

また、プロジェクトメンバーの立場として、リーンツールや、シックス・シグマツール活用の方法を習得していただきます。

グリーンベルトの役割と責任を果たす為に必要なスキルを身につけていただくための2週間研修です。一般開催はありませんので、ご希望に応じて開催いたします。

【研修内容(一部抜粋)】

  1. イントロダクション
  2. 概要
  3. DEFINE(定義)
  4. DMAIC プロジェクト管理の準備
  5. Measure(測定)
  6. Analyze(分析)
  7. Improve(改善)
  8. Control(管理)等

ーSigma Station™ シミュレーションー

教科書で学んだツールを使って実際のビジネス変革を起こすことは容易ではありません。リーン・シックスシグマの方法論は学習することができますが、それだけでは十分ではありません。

Sigma Station™ は放送局の業務プロセスをシミュレーションで体験しながら、ゲーム感覚でリーン・シックスシグマを使った業務プロセス改善が習得できるプログラムで、トップマネージメントから現場のスタッフまで幅広いメンバーに参加していただけます。

参加者はこの研修を通じて、知らず知らずのうちに現場のメンバーを悩ませている「悪い習慣」と正しい業務プロセス改善との違いを目の当たりにすることになるでしょう。

Sigma Station™ はリーン・シックスシグマ(DMAIC/DFSS) の導入だけでなく各社独自の改善手法を使ったワークショップにもシミュレーション・ゲームとして組み込むことができます。

Sigma Station™ は corch4pmが Pivotal Resources, Inc.からライセンスを受けて弊社が実施するチャンピオン研修、ブラックベルト研修、グリーンベルト研修に組み込んで実施しています。

御社独自のワークショップに組み込みをご検討の方は長期間ライセンスについてcoach4pmにご相談ください。

リーン・シックスシグマ研修に興味を持った方は、お気軽にこちらからお問い合わせください。http://riso-labo.com/company/contact


▼コーチングが気になるあなたにおすすめのコラムはこちら▼ 

コーチングで悩みの糸口を見つけよう 

コーチング体験談

 

f:id:chitoseweb:20160211201842p:plain

可視化された課題に向き合うことで逃げずに解決へ向けた行動を取れた(ビジネスコーチング体験談)

コーチング

こんにちは。東京でSEO屋を営んでおります、株式会社ユナイテッドリバーズの岡崎です。 役員2名、スタッフ2名の小所帯で日々Google先生に振り回されております。

2月から7月にかけて、coarch4pmのコーチングを6回受講しました。 本稿では、受講を通じて変化した行動や感想についてつらつらと書き連ねていきます。

初回にも感想を寄せているので、そちらから読みたい方は下記のリンクをどうぞ。

コーチング体験談

f:id:okachan_man:20160911184945j:plain

ビジネス的課題をコーチング的アプローチで解決するサービス

そもそもcoach4pmって何やねん、というお話。

コーチングという言葉を耳にしたことのある方は多いと思いますが、具体的な内容を知っている方は少ないんじゃあないでしょうか。また、知っている方も、マネージャー研修等々で「部下を教育するための手法」として学ぶケースがほとんどではないかと思います。

しかし、coach4pmが提供しているのは、「コーチングができるよう指導する」サービスではなく、「サービス利用者のビジネス的課題をコーチング的アプローチで解決する」サービスです。コーチとのセッションを通じて課題や打ち手を明確にし、それによって行動を改善するというわけですね。

私が受けたのは、コーチとの1時間のセッション(Skype面談)を月1回程度、合計6回受講するコースでした。

もやもやしていた課題が可視化されてすっきりする

人によって状況が異なるので話す内容も変わると思うのですが、私の場合はいま直面している課題の棚卸しと、それに対する打ち手の素案、打ち手の進捗状況の報告を毎回行っていました。

方向性が迷子になってるな…というときは、中長期の目標を改めて確認したり、というかんじです。3年後の事業規模だとか、その時点でどんな事業構造にしていたいかなどなどですね。

こういう話はもちろん社内でも行うんですが、利害関係者同士で話すと遠慮が生じてしまったり、熱くなって客観性を欠いてしまったりするので、完全な第三者に向かって話せる場は貴重でした。

いや、居酒屋などで友人に話すこともゼロではないですが、真剣に耳を傾けてくれる人なんてめったにいないですし、的外れなアドバイスをされて逆にストレスを貯めてしまうことのほうが多い気がします(笑)。

その点、coach4pmのセッションでは、コーチが可能な限り主観を廃した質問で課題や打ち手を引き出してくれるのでノーストレスでした。セッションの後にはもやもやと悩んでいたことが可視化されて精神的にかなりすっきりします。

可視化された課題に向き合うことで、逃げずに解決へ向けた行動を取れる

課題と打ち手の可視化も大きな収穫だったのですが、それ以上に大きかったこととして、後回しにしてしまいがちだった課題に対して、逃げずに解決へ向けた行動を取れるようになったことが挙げられます。

私が抱えていた課題をまとめると、「スタッフや外注さんへの指示・教育体制の強化」でした。コーチングで可視化する以前からぼんやり問題に感じていたのですが、ひたすら後回しになり続け、ずっと手を付けられていない状況が続いていました。

進められなかったのはひとえに私の怠慢が原因です。クライアントワークは進めなければ売上が立たなくなってしまうので、どんなにやる気がわかなくてもやらざるを得ません。一方、社内改善にはそうした推進を後押しするプレッシャーがありません。長い目で見れば損失を生んでいるのですが、浅はかなもので、ケツに火がつかないとなかなか腰が上がらないんですよね…。

その状況を変えてくれたのもコーチングです。coach4pmのコーチングでは、セッションごとに「次回までにやっておくことのコミット」と「進捗報告」の2つを行います。何も進捗していないと、コーチングのたびに「あれもやっていません。これもやっていません」となってしまい、非常に気まずくなります(汗)。

これを避けるために、セッションが近づくたびに慌てて宿題としてコミットしていたことを片付けていたりしました。コーチとの約束が、納期・締め切り的な機能を果たすわけです。

では、実際にどんな改善を行ったのか、2つほどご紹介します。

改善1.Backlog(バックログ)によるタスクのチケット管理を開始

「なんだ、そんなことか」と思われるかもしれませんが、弊社にとっては画期的でした。

弊社はリモートで働いていることが多く、勤務時間もバラバラだったりするため、指示や申し送りにかなりの工数が取られていました。チャットが流れてしまって抜け漏れが発生する…といった事故もしばしば。手間もかかるしストレスもたまる状態でした。

そこであるとき一念発起し、社長と二人でほぼ丸一日かけてタスクを洗い出し、Backlogに投入。チケット管理の経験はほとんどないので、チケットの粒度は後述の記事を参考に、4つの原則に沿って作りました。

  • 作業はとにかくチケットに起票。起票されていないものはやらない
  • 必ず、ボールを持っている人を担当者に設定する
  • 完了基準を決める
  • その他細かい設定は最初からしない
参考記事:

Redmine

また、はじめから100%うまくいくはずもないので、問題が生じたら後から直せばよいという方針にしました。完璧を求めるとしんどいですからね…。

まだ運用開始から3~4ヶ月ほどで改善ポイントも多いのですが、これのおかげで業務指示の工数は大幅に削減され、抜け漏れも激減しました。チケット管理尊い。

f:id:okachan_man:20160911185545p:plain
出典:Backlog

改善2.マニュアル類の整備

Backlogの導入に合わせて、業務マニュアルの整備にも力を入れました。それまでは口頭やチャットで場当たり的に業務を教えていたのですが、同じやり取りを何度もしていたり、指示の抜け漏れが発生したりと非効率でした。

そこで、繰り返し行う業務についてはGoogleドキュメントやBacklogのWikiにマニュアルを残すようにしました。教えるときはそのURLを伝えて、不明な点を質問してもらえばよいのでやり取りがかなり楽になっています。

また、頻出しそうな質問はマニュアルに反映し、なるべく同じ質問がまた発生しないようにしています。

おわりに

コーチングを通じて改善できたことはまだまだたくさんあるのですが、業務内容に思いっきり踏み込むので書きづらいところもあり、これくらいとさせていただきます。

繰り返しになりますが、外部のプロにコーチングを頼む最大のメリットは、利害関係のない第三者を相手に壁打ちをすることで、抱えている課題を冷静に俯瞰し、打ち手を考えられる点だと思います。上司だろうと部下だろうと、そうしたフラットな立場で相談できる相手を持っている人はそうそういないでしょうし、その人がコーチングのスキルを持っているケースはいっそう稀でしょう。

仕事に行き詰まりやもやもやを感じているけれど、誰に相談してもいまひとつよい答えにたどり着つけないという方は、コーチングを試してみるとよいかもしれませんよ。

プロジェクトに課題を抱える管理職の救世主!coach4pmのコーチングの効果

コーチング

f:id:chitoseweb:20160211201842p:plain

 

こんにちは、ジェシカです。
以前、こちらの記事でコーチングとは何かをご紹介しました。

media.coach4pm.com

”コーチングとは、専門的なトレーニングを受けたコーチとのセッションの中で、目標設定と現状分析を定期的に行いながらリーダーシップや課題解決力を養成する人材開発手法です。”

 
coach4pmが提供しているプログラムについてもご紹介していましたが、今回はより詳しくお伝えします。 

管理職やリーダーになったものの、メンバーがついてきてくれない、業績目標が達成できないなどの悩みを抱えている方や、これから管理職を目指す方におすすめです。

f:id:chitoseweb:20160831174026j:plain



目次:coach4pmのコーチングプログラム

コーチング型リーダーシップ研修

大量生産中心だった時代の指揮・命令の一元化、垂直コミュニケーションを基軸としたトップダウン型のマネージメントだけでは、価値観が多様化して変化のスピードが増加した現在では機能しなくなっています。

リーダーの判断と指示を待っていては、変化の速度について行けませんし、1人のリーダーの経験と知識だけでは正しい判断ができません。
つまりトップダウン型の権限だけではメンバーを機能的に動かすことができない時代になっています。

今求められるリーダーシップは、権限で人を動かすやり方だけではなく、メンバーと積極的に関わりながら影響することでメンバーを動かすマネージメントのやり方です。

メンバーに影響することで自発的な行動を促すスタイルのリーダーシップを「コーチング型リーダーシップ」と呼びます。

f:id:rkmrmt:20160830183558j:plain

コーチング型リーダーシップ研修では、下記を習得することが期待できます。

  • コーチング型リーダーシップとは何か
  • コーチング型リーダーとしての振る舞い
  • コーチング型リーダーに求められる要件
  • コーチング型リーダーとして何を目指すか

マンツーマンのコーチングプログラム

ここでは、各役職で抱えがちな課題を踏まえてcoach4pmのコーチングプログラムをご紹介します。

【部課長向け】マネージメント・コーチング

部長職や課長職などの中間管理職層は、上層部のマネージャーから与えられたミッションを達成するために意思決定を行い、部下やメンバーのモチベーションを高く維持しなければいけません。


新任部長・新任課長・中堅社員の課題

新任部長や新任課長、中堅社員の方は、こんな悩みをお持ちではないでしょうか。

入社以来、上司の命令にノーとは言わず、期待に応える事だけを考えてきたので、上司からの指示が無いと自分のありたい姿が描けなくなっています。 

 

目の前の仕事の方が気がかりで、ワクワクするような自分の未来の姿を想像できません。こんな状況なので、5年後のキャリアなんて考えることができません。 


このような課題を抱えている方は、コーチングで以下のような効果が期待できます。

  • 本当にありたい姿を発見できる
  • 今何をすべきかが見えてくる
  • 自分が納得して判断出来るようになっていく


R&D部長・課長の課題

研究・開発職として業務に没頭してきた人が、ある日マネージメントを任されるということもあります。

研究開発業務だけでも手一杯なのに、部下の面倒を見るなんて・・・と考える人も多いそうです。

例えば、こんな課題があります。

これまで研究者、開発エンジニアとして文献や開発ツールを相手に仕事をしてきましたが、人を相手にして研究開発チームをマネージメントしなくてはならなくなりました。人は開発ツールの様にコマンドを入力すれば期待する結果を出力してはくれないもので・・・

 

人の心は目に見えるものではありませんし、扱いを失敗すると復活できないこともあります。

そんなときこそコーチングの出番です。

コーチをつける事で部下とのコミュニケーション手法の糸口がつかめるかもしれません。

コーチングセッションは、人とのコミュニケーションを円滑にするための第一歩です。コーチと話す事で、自分の感じること、部下の感じることをあなた自身が気付けるようになります。
研究開発職は部下であっても、皆がそれぞれの分野の専門家です。
トップダウンで手足として使うマネージメントは機能しません。

チームとして共通のターゲットを目指しつつもメンバー個々の才能を最大限に発揮してもらうマネージメントこそが、イノベーションを生むチームに求められているスタイルです。

コーチング型リーダーシップを身につけることで部下とビジョン、目的、ゴール、目標を共有できるようになるだけでなく、部下のモチベーションを高く保てるようになります。

また、研究開発の価値や課題を正しく理解して貰うことは非常に重要ですが、とても難しい事でもあります。
なぜなら、最先端の研究テーマや最先端の技術は、他の人の理解の限界を超えているからです。
コーチをつけることで研究開発の価値や課題を理解し、自分がどう行動すればよいかがわかるようになります。

【PM・PL向け】プロジェクト・コーチング

プロジェクトリーダーは常にプロジェクトの達成目標を明確にして、チームメンバーの能力を最大限に引き出し、プロジェクトを成功して終了させなくてはいけません。

coach4pmでは、プロジェクトの迷走を防止し、最高の結果を導き出すためのコーチングを行います。

<お悩み事例>

●事例1 
プロジェクトが計画より遅れてしまい、プロジェクトチームのモチベーションは下降気味でした。
ミーティングは進捗確認だけの一方的なコミュニケーションが多くなり、PMとして、こんな時こそチームのモチベーションを向上させなければならないのにと思いながら、実行できません。

【コーチングでは】
ミーティング・マネージメントを行い、メンバーとのコミュニケーションを双方向にします。

 

●事例2
顧客が価値を感じ本当に欲しいものは何か?課題は何か?といった情報を、プロジェクトメンバーにうまく伝えられずにいました。
メンバーが共通認識を持つために、どんなふうに情報を共有すればいいのかいつも悩んでしまいます。

【コーチングでは】
メンバーや顧客とのコミュニケーションを、より目的達成の方向へと導きます。

●事例3

完璧な計画を立てても、成功するとは限らないプロジェクト。
メンバーのモチベーションが維持できず、プロジェクトが失速することもありました。リーダーとしてメンバーからの信頼を獲得したいのですが、モチベーションを維持させるような発言、振る舞い方がわからず悩んでしまいます。

【コーチングでは】
リーダーとしてのライフバランスを整えられるように導き、メンバーにとって頼りがいがある、魅力的なリーダーになることが期待できます。

coach4pmのコーチングの流れ

ここでは、コーチングがどのような流れで進められていくかをご紹介します。

1,オリエンテーションの実施

<オリエンテーションの目的>
・コーチングの内容や進め方について紹介し、疑問に思う所があれば明確にします。
・コーチ(コーチングの相手)、を見ていただき、コーチングを始める前の準備を行います。

<方法>
・基本的に対面で行い、所要時間は1時間程度です。
・面会場所(東京都近郊)はクライアントに指定していただきます。

料金は無料です。

2,契約について
・クライアント
コーチングを開始するという合意が取れたら、「コーチング契約」に署名をします。

・コーチ
「コーチからあなたへの約束事項」に署名をします。

3,コーチング・セッションの開始
会社での課題をテーマにコーチングを行います。

【課題例】
ビジョンと目標設定、部下へのモチベーション面談、アサーティブ・コミュニケーション、ステップアップ、ライフバランス向上 など。

クライアントとコーチが一対一で行うコーチングで、基本的に月2回、1回50分間行います。

対面で行う場合は、クライアントに面会場所を設定して頂きます。電話もしくはSkypeで行う場合は、クライアントからコールしていただきます。

4,継続/終了の確認、最終評価

クライアントがコーチングの継続または継続の判断を行います。

コーチング・セッションは6回以上継続する事を推奨しますが、クライアントは契約期間中いつでもコーチングの終了を行うことができます。


●まとめ

少し長い記事になってしまいましたが、コーチングの種類やコーチングで習得できる効果について理解していただけたでしょうか?

無料トライアルも実施していますので、「こんな悩みでも解決できるのか?」など疑問があれば、まずは問い合わせページから質問をしてみてください。

こちらのページに、詳しいプランや料金体系を掲載していますのでぜひご覧ください!

coach4pm.com


▼コーチングに興味を持ったあなたに、おすすめのコラム▼

コーチングの受講感想 

coach4pm誕生秘話

 

f:id:chitoseweb:20160211201842p:plain

もう追従メニューに泣かない!スマホページ全体をきれいにキャプチャする方法とは?

ツール

f:id:chitoseweb:20160211201842p:plain

 

こんにちは、編集部のジェシカです。
みなさん、スマホサイトのページ全体のキャプチャが必要になったことは、ありませんか?


私は、競合調査やサイト改修の指示書作成など、これまでたくさんキャプチャをとる機会をいただきました(笑)。
PCとスマホのサイトURLが異なる場合は、PCのブラウザにスマホのURLを入力して、ブラウザサイズを調整してキャプチャ・・・という作業をご まかしながらやっていたのですが、PCと同じURLの場合は、この方法が通用しません。

スマホのスクリーンショットで表示されている画面を撮って、PCで開いてつなげるという作業もアリですが、不要なヘッダやフッタを切り取る 必要があり、一苦労です。

そこで、今回は簡単にスマホサイト全体のキャプチャを撮れる方法をご紹介します。

 

f:id:chitoseweb:20160813142822j:plain

 

PCでスマホのキャプチャをとる方法

まずは、PCで作業を完結させたい!という人におすすめの方法です。


●chromeのディベロッパーツールを使う方法  

1,最初に、chromeの拡張機能にキャプチャツールを追加します。私は、Full Page Screen Captureという機能を利用しています。

追加した後に、chromeの設定>拡張機能から、追加した機能を有効にすることをお忘れなく。機能を有効にすると、ブラウザの右上にカメラアイコンが表示されます。

 

2,キャプチャしたいサイトのページを表示している状態で、chromeの右上端にあるメニューから、その他ツール>ディベロッパーツールを選択します。

 

3,画面上部に幾つかのプルダウンメニューが表示されます。一番左のメニューから対応させたい画面サイズを選択します。 私はiPhoneを使っているので、現時点(2016/8)では、iPhone6をよく選択します。

 

4,選択後、サイトをリロードすると、スマホページが表示されるので、先ほど設定したカメラアイコンをクリックするとキャプチャがスタート。

完了したら、別ウィンドウで全体の画像が表示されるので、右クリックで画像を保存すれば作業は完了です。

ただ、上記の方法ではヘッダが固定されているスマホサイトだと、所々にヘッダが入ったキャプチャが撮れてしまいます。

 

f:id:rkmrmt:20160812222549p:plain

 

そこで、固定ヘッダを余計なところに表示させない方法をご紹介します。

 

●Firefoxで固定されたヘッダもきれいにキャプチャする方法

1,ブラウザを変えてFirefoxになるのですが、Pearl Crescent Page Saverというアドオンを追加し、有効にします。

Firefox右上端にあるメニュー内に「アドオン」があるので、そこから検索をすればすぐに見つかるでしょう。

 

2,キャプチャしたいページを表示して、Firefoxメニュー>開発ツール>レスポンシブデザインビューを選択すると、スマホサイズの画面に切り替わります。 プルダウンからサイズが選択できます。

 

3,しかし、画面サイズは変わったものの、リロードしても画面の中はPCサイズのまま!という場合があります。 そんな時は、User Agent Switcherもアドオンに追加して有効にしてください。

ただ、このアドオン、デフォルトがiOS3しか表示してくれない仕様になっています。選択肢を増やしたい場合は、下記のサイトで手順を詳しく紹介されているので参考にしてください。

blog.cgfm.jp

 

4,サイトがきれいに表示されたら、Pearl Crescent Page Saverで「ページ全体を画像として保存」を選択しスクリーンショットをとります。 サイトの最上部を表示した状態で実行するときれいに撮れます。

 

f:id:rkmrmt:20160812230529p:plain

 

ヘッダの追従がなくなりました!

設定さえしておけば、次回以降はすぐキャプチャができます。 ただ、設定が面倒と思われる方も多いでしょう。

アプリでスマホのキャプチャを撮る方法

私も最近まで上記の方法を使っていたのですが、スマホのアプリで簡単にサイト全体をキャプチャできる方法を見つけました!(遅い?)

なぜ早く気づかなかったのだろうとショックだったんですが……

 

●iPhoneの人におすすめキャプチャアプリ 「Awesome screenshot for safari」

Awesome screenshot for safari

 iPhoneで閲覧しているサイトのページ全体をキャプチャできるアプリです。

 

1,アプリをインストールしたら、キャプチャしたいページをsafariで開き、ブラウザのフッタに表示されるシェアアイコンをタップ。 一番右端にある「その他」の中からScreenshotの設定をオンにしてください。

 

2,オンにすると、シェアアイコン中のメニューにScreenshotが表示されるので、アイコンをタップし、ページ全体をキャプチャするか、表示されている箇所のみにするか選択します。

ちなみに、キャプチャした後、メモしたり、枠で囲ったりなどといった編集も可能です。

 

3,キャプチャを保存するとカメラロールとアプリ内の両方に格納されます。

 

●Androidの人におすすめキャプチャアプリ 「ウェブクリッパー 」

ウェブクリッパー - Google Play の Android アプリ

Android端末で閲覧しているサイトのページ全体をキャプチャできるツールです。

 

1,アプリをインストールしたら、キャプチャしたいページをsafariで開き、ブラウザURL欄の右側にあるメニューを開きます。

 

2,「ページを共有」をタップすると共有アプリが表示されるので「ウェブクリッパー」を選択します。

 

3,選択するとヘッダにカメラアイコンが表示されるのでタップすれば完了です。アルバムの中にページ全体のキャプチャが格納されています。 撮影範囲は、アプリの設定で変更できます。

まとめ

スマホアプリでキャプチャをとる場合は、iCloud、Dropbox、Evernote、Skype等のアプリと共有できるように設定しておくと便利です。 

いちいちメールに添付して送ったりしなくとも、PCから簡単にキャプチャした画像へアクセスできます。

 

上記で挙げた他にも、キャプチャアプリがたくさんあるので、目的にあったものを探してみてください。

 

みなさんのキャプチャ作業が少しでもストレスフリーになれば幸いです!

 

▼プロマネにおすすめのツールを紹介しているコラムはこちら▼

プロジェクト管理にredmineはいかが? 

 

チャットワークの記法を活用しよう

 

f:id:chitoseweb:20160211201842p:plain

SIPOC - プロジェクトを俯瞰して本当にやるべきことを明確にする改善ツール

プロジェクトマネジメント

f:id:chitoseweb:20160211201842p:plain

 

頑張っているのに課題ばかりが増え続けて、なかなか成果が出ないプロジェクトに悩んでいませんか?

目の前にある課題を片っ端からつぶしていく仕事のやり方を繰り返していると、頑張れば頑張るほど課題が山積みになってしまうことがあります。

 

見つかった課題にひたすら対処しているその姿はあたかもモグラたたきのようで、課題を解決した瞬間の「頑張っている感」は得られますが、際限なくモグラ(課題)が頭を出してくるのでいつまでたっても状況が改善されません。

 

そんな状況から脱却して目に見える成果を手に入れるためには、まずプロジェクトの全体像を俯瞰しなければなりません。

 

俯瞰的な視点がないと、常に局所的な課題にばかりに目が行ってしまいます。
全体像を俯瞰する事で自分やそのプロジェクトが置かれている状況を客観視できて、もぐらたたき状態から脱却するきっかけをつかめるはずです。

 

f:id:chitoseweb:20160728170741j:plain

 

SIPOCはプロジェクトの全体像を捉えるのにシンプルで有効なツール  

 

もぐらたたきに夢中になっていると目の前の課題に近視眼的に取り憑かれてしまい、頑張っているという満足感も得られてしまうため余計に全体像の俯瞰ができなくなってしまいます。

 

そこで有効なのがSIPOCというツールです。

サイポックと読みます。

以下の5つの要素を整理することで、プロジェクトの全体像を俯瞰します。

 

S:Supplier(供給者)

I:Input(インプット)

P:Process(プロセス)

O:Output(アウトプット)

C:Customer(顧客)

 

f:id:rkmrmt:20160728161418p:plain 

これらを整理することで視界が広がり、プロジェクトに含まれる要素が可視化された結果、以下の効果をもたらします。

 

  • 顧客との結びつきが確認できる
  • 重要な活動から認識できる
  • 細かいところで行き詰まるのを避けられる
  • 一眼でプロセスの全体像を捉えられる
  • 本質的な課題の解決を改善計画に結び付けられる
  • 詳細な分析の焦点を必要な部分のみに絞れて、コミュニケーションの土台になる

 

それでは、SIPOCを活用するための具体的な手順を紹介していきましょう。

 

5つのプロセスでSIPOCを作成しよう

 

f:id:rkmrmt:20160728161407p:plain

 

手順1.業務プロセスの境界を明らかにする

SIPOCは全体像をとらえるツールですが、対象は明確にしなければなりません。

業務プロセスという観点で、自分たちが検討の対象にすべき境界を明確にしましょう。

 

自分のプロジェクトの役割や、責任と権限の範囲が「暗黙の了解」的に理解したつもりになっていて、社内外の関係者間、上司、顧客などと明示的に話し合って合意していないケースが多くあります。

例えば、自分には十分な権限が与えられていないのに、上司や依頼主が丸投げでやらせようとしているケースなどはないでしょうか?

そういったケースでは、SIPOCを描いた段階でそのプロジェクトがうまく行かないことが明確になりますので早期に対策をとることができます。

 

何をやるべきかを明確にするということについては、以下の記事もオススメです。

Webディレクションの作業領域

 

業務プロセスの境界を明らかにする上でのポイントは以下の6つです。

  • 業務プロセスの「呼び名」を定義する
  • 活動/作業を記述する
  • プロセスの全体を含める
  • プロセスの開始と終了を明らかにする
  • ここに定義したプロセスの全体をコントロールできるかを確認する
  • 課題/問題はプロセスの領域内にあるかを確認する

 

手順2.プロセスのアウトプットを明確にする

手順1で定義したプロセスが、何を創るのかをリストアップしましょう。

製品やサービス、書類、情報、ソースコードなど、何かしらのアウトプットがあるはずです。

現状のアウトプットのみをリストアップし、希望的なアウトプットや将来的なアウトプットは含めないようにしましょう。

 

手順3.顧客とその要求(VOC / Voice of Customer)を明確にする

手順2で定義したアウトプットを受け取る人をリストアップしましょう。

外部顧客だけでなく、内部顧客(経営陣、他部門、上司、チームの他メンバーなど)も漏れなくリストアップすることが重要です。

顧客が明確になったら、プロジェクトの成果として顧客が何を求めているかを再確認します。

アウトプットと顧客を1対1で関連付けて、それぞれのアウトプットが顧客の要求を満たしているかを確認しましょう。

この時点で、顧客の要求を満たしていないアウトプットは見直し、そもそも要求が存在しないアウトプットは無駄なアウトプットとして排除することで生産性を大幅に向上できます。

 

なお、顧客の要求は具体的かつ定量的に定義しなければいけません。

もし具体的かつ定量的な要求がSIPOC上に書けなければ、要求の確認から再スタートするべきです。

 

顧客の要求を明確にするために、以下のようなことを行いましょう。

  • どのように製品/サービスが使われているかを観察する
  • 自分で製品を使ってみる。顧客としてサービスを受けてみる
  • 顧客を調査する
    • 顧客は何を入手するか?
    • 顧客は何をしているか?
  • 顧客にインタビューする

 

なお、顧客へのインタビューを行う際は、「はい」「いいえ」で答えられる質問(クローズド・クエスチョン)は使わず、より多くの情報が得られる質問(オープン・クエスチョン)を使うと効果的です。

現在の要求だけでなく、顧客、市場、現在から将来への機会(チャンス)に目を向けて、将来の要求も探るようにしましょう。

 

手順4.プロセスへのインプットを明確にする

業務プロセスを開始するには、必ず何らかのインプットが必要です。

プロセスのアウトプットを作る上で必要なものをリストアップしておくことで、あとから必要な資源や情報がなくて作業が止まってしまうことを防ぎましょう。

インプットは、以下の6Mを参考にして考えると抜け漏れなく洗い出すことができます。

  • Man(人、人材、リソース)
  • Material(材料、情報)
  • Method(方法、道具)
  • Measurement(測定、評価)
  • Machine(機械、装置)
  • Mother Nature(環境)

 

手順5.インプットの供給者を明確にする

1つのインプットに対しては、必ず1つの供給者がいます。
手順4で必要なインプットが明確になったら、それはどこから手に入れられるかを考えましょう。

さらに、供給者に対してどのような要求をすれば最適なインプットを提供してくれるのかもあわせて考えます。
手順3で顧客の要求が具体的且つ定量的であるべきと書きましたが、同様に供給者への要求も具体的且つ定量的である必要があります。

 

SIPOC図の参考例はこちら

 

例: SIPOC (設計業務)

f:id:rkmrmt:20160728161359p:plain

例: 不動産会社用ホームページ作成会社

f:id:rkmrmt:20160728161351p:plain

 

f:id:rkmrmt:20160728161340p:plain

 

まとめ

業務プロセスには必ず始まりと終わりがあり、必ず前工程と後工程があります。
SIPOC図を書くことで、ビジネスの前後関係が明らかになり、プロジェクトにおいてやるべきことが明確になります。

プロジェクトの立ち上げ時はもちろん、中盤でプロジェクトに混乱の兆候が見えた際などにSIPOC図を描いて全体像を俯瞰してみてはいかがでしょうか?

 

▼その他のプロマネにおすすめコラムはこちら▼

WBSについておさらいしよう!

 

メンタルヘルス対策は大切です。

 

f:id:chitoseweb:20160211201842p:plain