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coach4pm-プロジェクト管理をコーチングで支援-

Web業界で戦うプロジェクトマネージャーやディレクターのためのノウハウ

住宅情報マガジン「すみかる」をリリースしましたのでご案内させてください

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こんばんは、coach4pmの千歳です。

今日はプロジェクトマネージメントとはあまり関係のない話なのですが、新しくメディアを作りましたので、ぜひ応援いただきたいと思いご案内させていただきます。

作ったのはこちらです↓

 

すみかる


僕は元々、不動産ポータルサイトHOME'Sを運営する株式会社ネクストという会社に勤務していまして、そこでプロジェクトマネジメントのいろはを学びました。

その後独立し、不動産領域を中心に各種Webサービスやメディアの立ち上げ、運用の支援を行なってきました。

そんな中で住まいについてストレスを抱えるたくさんの人と接し、彼・彼女らのストレスを解消したいという思いが日を追うごとに強くなっていました。

例えば、「家賃払い続けるのもったいないなー」と思いながら、住宅購入に踏み切れていないという人がたくさんいます。
これも、小さなストレスです。


賃貸がいいのか、マイホームがいいのかは個人の考え方に依るところも大きいとは思うのですが、きちんと知識をつければ、「納得して家賃を払い続ける」か「住宅購入に踏み切る」のいずれかを能動的に選択することができるようになり、小さなストレスがひとつなくなります。

こんな風に住まいのストレスをひとつずつ解消して、みんなが最高のすみかを手に入れて、最高の住生活を送れるようになるお手伝いをしたいと思い立ち上げたのが、すみかるです。

 

しつこいようですが、もう一度URLを!

すみかる

 

住まいについての皆さんの小さなストレスを何かひとつ、きっと解消できると思います。

どうか、すみかるを応援してください!
是非、まわりの方にもご紹介いただけますと幸いです。
はてぶ、いいね、tweetなどしていただけますと僕がとても喜びます!笑

 

※すみかる 運営会社のiYell株式会社は、住生活に関する様々なサービスを提供する会社で、先の11月1日より、私千歳も執行役員 兼 すみかる編集長として参加しております。

 

それでは今後とも、coach4pm並びにすみかるをよろしくお願いいたしますm(_ _)m

NASA版「プロジェクトマネージャー100のルール」から、Web屋のプロマネが参考にすべき教え

プロジェクトマネジメント

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編集部のジェシカです。
みなさん、漫画「宇宙兄弟」を読んだことはありますか?

■宇宙兄弟|Amazon


時期は違いますが兄弟2人とも宇宙飛行士になり….(ネタバレになるのでこれ以上は控えます)というお話です。
私はこの漫画が好きでずっと読んでいるのですが、この漫画を通じて宇宙飛行士になるまでの過程を知り、宇宙飛行士ってすごい人!宇宙に行くって大変!!と思いました。
宇宙飛行士のみならず宇宙事業をされている方々みなさんにリスペクトって感じです(笑)

宇宙事業は、莫大な費用がかけられた失敗の許されない究極のチームプロジェクトですよね。
そんな究極のプロジェクトを運用しているNASA(米国航空宇宙局)版「プロジェクトマネージャー100のルール」から、ジェシカの独断でWeb業界のプロマネやディレクターにも使えるルールをピックアップしてみましたのでぜひ参考にしてください!
(参照)

http:// http://gigazine.net/news/20140908-nasa-hundred-rules/

(原文PDF)

http://www.oliverlehmann.com/project-management-sources/Nasa-Hundred-Rules-for-Project-Managers.pdf

 

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プロジェクトマネージャーとして

プロジェクトマネージャーはこれまでに自分のプロジェクトのために何かを作った政府関係者や業者のもとを訪ねて、相手先のプロジェクトマネージャーやチームのことを知っておくべきです。直接訪問して様子を見るというのは、自分が相手先の仕事に興味を持っていることを示す最良の方法であり、信頼関係を築くことができます。


クライアントや発注先と会うことはとても大切ですよね。
電話やメール、チャットやPJ管理ツールなどコミュニケーションをとる手段は増えていますが、面と向かって話して初めてわかることもたくさんあります。
また、ちょっとした雑談の中に問題解決のヒントが隠されているかもしれません。

成功しているマネージャーが優秀で、失敗しているマネージャーが無能、とは必ずしも言えません。成功や失敗には運が関わってきますが、幸運は熱心に働く有能なマネージャーに微笑みかけます。


過去の経験にとらわれず、熱い想いを持って仕事に打ち込むことは大切です!

メンバーについて

すべてを監視するのは不可能です。マネージャーが監視するのは「人」であり、彼らに「半端な仕事ではマネージャーは認めてくれない」と知らしめる必要があります。


自分の仕事もある中、メンバーの細かい仕事の内容まで把握するのは難しいですよね。 でも、一つでも半端な成果物を認めると、手を抜くメンバーが出てくるかもしれません。高度なレベルを求め続けることで、メンバーの士気を高められるでしょう。

個人的な時間は非常に大切です。注意深いマネージャーとして他人の時間の価値を理解してください。スタッフを不必要な仕事から守るのもマネージャーの仕事。


経営層やクライアントから無茶な依頼が来たら、「本当にやる意味があるのか」「今のメンバーでできるのか」「できないならば、どうすればいいのか」などを協議するのもプロマネの役目です。

また、プロマネが知らないところで過大な仕事を引き受けてしまうメンバーにも注意を払いましょう。 働く意欲が高い人なのでしょうが、そのせいで残業をしたり、本来やるべきタスクがこなせていなければ論外です。
何に集中すべきかきちんと諭しましょう。

仕事への意欲を高めるためには、よい仕事を割り振るだけではなく、時には褒めたり賞をあげたりすることも役立ちます。


マズローの欲求5段階説でも「承認欲求」がありますが、人間には他者に認められたいという欲求があります。
褒める・賞を与えるというのは、まさにこの欲求が満たされそうです!

人々が何かを行うのには理由があります。多くの人々はいい仕事をしようと思っており、いい仕事をしていない人の問題は「何が望まれているのか」を理解していない可能性があります。


指示を出しても、理解のレベルは人によって異なります。 仕事の内容や、やり方に疑問を感じる場合は個別にコミュニケーションをとって軌道修正するようにしましょう。

レビューとレポート

信頼がかかっているので、評価者から何かを隠そうとしないこと。穴ぼこがあろうと吹き出物があろうと全てをさらし、しかし言い訳はしないことが大切です。事実だけを提示してください。


隠し物もいつか明るみに出る日がきてしまいます。報告は怠らないほうが懸命です。

顧客

顧客は誰で、顧客が望むものは何なのかしっかりと頭に入れること。重要な点を変更した時は顧客と一緒にチェックします。


顧客の中には、システムの知識がない人がほとんどでしょう。
そういった場合、顧客の真の要求はなかなか言語化されません。 表面的な要求に惑わされず、本質的な要求を探りましょう。

プロジェクトマネージメントとチームワーク

1つしかピースがないのに、パズルのどこか識別するのが困難なように、情報不足のチームメンバーが間違った結論に達するのは当たり前のことです。


木を見て森を見ずでは、迷ってしまうのが当然。 全体像を把握するよう努めましょう。 また情報伝達にあたっては、少しの伝え漏れが大きな誤解を生むことも。
伝えるのではなく、伝わるコミュニケーションが大切ですね。

失敗の避け方・扱い方

成功するには失敗をためらわないことが必要ですが、回復する技術も学ばなければいけません。助けてくれる人を知っておくことも技術の1つ。


すべてのプロジェクトがうまくいくことはありません。ピンチの時に影からこっそり助けてくれる人を味方につけておくと心強いでしょう。

さいごに

NASのプロジェクトマネージャーとしての心得を読んで、他のビッグプロジェクトを行っている企業の心得も気になりました。

心得を作成しておくと判断に迷う時のバイブルになったり、新人が入ってきても指針の共有がすぐにできたりと、よいことがたくさんありそうですね。

▼プロマネにおすすめのコラムはこちら▼

プロジェクトメンバーの疲弊のサインサインとは?

WBS作成のポイント3つ

 

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思考をシンプルにするデスクの整理習慣5つ。デスクの美しさとプロジェクトの生産性は比例する!?

プロジェクトマネジメント

こんにちは、編集部のジェシカです。

「ミニマリスト」「シンプルライフ」「片付け術」という言葉を耳にする機会が増えました。

家の中のクローゼットや本棚を整理して、快適に過ごせるようになったという人もいるのでは?

一方、会社のデスクや引き出しはどうでしょう?

特にプロマネやディレクターはクライアントとのやりとりで印刷資料が多い職種。
不要な書類や参考文献が積み重なり作業スペースが全然ない…という人はいませんか。

そんなあなたは、仕事の効率が悪くなっているかもしれませんよ。

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物が多いデスクがダメな理由は何?

物であふれたデスクだと、なぜ仕事の効率が悪くなるのでしょうか?

・周囲に物や情報が散乱していると、脳がストレス状態に陥り集中力や処理能力が低下するという研究結果があります。
(参照)情報過多とクリエイティビティは相反関係?:佐川明美の「シアトルより愛を込めて」:オルタナティブ・ブログ

・「あれ、どこに置いたかな」と探し物に時間もかかります。
1日3分探し物をした場合、単純計算で1ヶ月60分は時間をロスしていることになります。さらに、そこで集中が切れてしまうのでとても大きな損失になります。


・「あの人の机、汚いよね(苦笑)」とメンバーにコソコソ言われること間違いなし!自分の評価を自分で下げているようなものです。


・机の整理が苦手=仕事の整理も苦手=仕事ができない人なのでは?というレッテルを貼られかねない。


どうでしょう?散乱したデスクで過ごすメリットは少なそうですよね。

本来の自分の能力が発揮されていない可能性も。

整理の鬼 佐藤可士和氏

随分古い話になりますが、私が衝撃を受けたクリエイティブディレクター佐藤可士和(さとう かしわ)氏について少し書かせていただきます。

TVの密着取材を受けていたのですが、彼のオフィスにはモノが全然ありませんでした。

一緒に働くスタッフのデスクにもモノはなく、あるのはパソコンとマウスくらい。

資料はすべて引き出しや棚の中にきれいに保管されていました。

当時、広告賞などを受賞し注目されて超多忙だった彼と、超キレイに整理されたオフィスとのギャップに驚いたものでした。
※その頃、私は駆け出しのウェブディレクターで机の上も頭の中もぐちゃぐちゃでした。(汗)

どうしてこんなに片付づいているかは、彼の本に詳しく書かれています。

佐藤可士和の超整理術 - Amazon

この本で僕が述べる整理術とは、整理のための整理ではなく、快適に生きるための本質的な方法論。ですから、デスク周りなどの空間から仕事上の問題、人間関係に至るまで、あらゆる場面に応用できるのです。


佐藤氏ほどの整理整頓を行うのはハードルが高いと思いますが、「整理する」ことが仕事や人間関係にも影響を及ぼすことは間違いなさそうです。

デスクをきれいにする習慣5つ

佐藤氏の例でもあるように、デスクと思考の状態は非常に似ているといえるでしょう。

デスクを片付けることで思考も整理され、すぐに情報を探し出せる状態になるので仕事の効率化にもつながります。

それに、資料や情報をすぐ探せる人って好感が持てますよね。

メンバーからも好印象が持たれるデスクづくりをしてみませんか。
習慣にしてこまめに行えば時間もかかりません。

●デスクをきれいにする習慣1 書類は一定量に抑える。
ある一定の量(10部までなど)になったら不要な資料がないか見直しましょう。
デジタルデータがある資料は、デジタルで確認するようにします。

●デスクをきれいにする習慣2 書類は平積みにしない。
書類はファイル入れなどに立てておくようにしましょう。ファイルに入れるタイミングで情報の整理ができます。
また、平積みは場所をとり、つい新しい資料をポンポン積み重ねてしまうので見た目はきれいでも、情報は散乱しています。

●デスクをきれいにする習慣3 物の定位置を決める。
デスクにある物の定位置を決めておいて使った後はすぐ元に戻しましょう。
こうすれば、改めて整理する時間は不要ですし、常に整った状態が維持できます。

●デスクをきれいにする習慣4 やたらと付箋を貼らない。
付箋が多いと雑然とした印象になるだけでなく、どのタスクが一番大切だったか見落としてしまいます。
大事なタスクならすぐにやる、カレンダーツールに登録してアラート設定をしたほうが効率よくタスクをこなすことができるようになるでしょう。

●デスクをきれいにする習慣5 机を拭く
埃は知らず知らずに積もるもの。机の端に埃が塊になって転がっていませんか。
特に、乾燥した冬のオフィスは風邪などのウイルスに空気感染しやすくなっています。
ティッシュやウエットシートなどで埃をこまめにとりましょう。

また、物があると机を拭く時に邪魔なのでなるべく置かないようになります。 拭き掃除は気持ちを落ち着けることもできるのでおすすめです。

さいごに

プロジェクトのタスクをあいまいに把握してこなすだけでは、効率よく運用できません。

物理的なモノの整理は、プロジェクトのタスク処理にも共通するところが多く、煩雑な思考を整理しシンプルにする練習になります。

いつどんなタスクが行われているか、不要なタスクがないかを定期的に確認しておけばミスもすぐに見つけられますし、柔軟な対応ができるプロマネはメンバーにも信頼されるはずです。

いま一度、デスク周りを見直してみませんか。


▼プロマネやディレクターにおすすめのコラムはこちら▼ 

メンバーに好かれたいプロマネは必読

最近差し入れしてますか? 

 

ガントチャート通りに進行できない人の8割は、タスクの依存関係がわかってない

プロジェクトマネジメント

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こんにちは、編集部のジェシカです。

今回はタスクの依存関係について詳しくご紹介します。

依存関係というワード、私は耳慣れなかったのですが、WBSやスケジュールを作成している人は、自然に意識されている事項だと思います。

もし、「WBSもスケジュールもきちんと引いているのに、毎回進行がうまくいかないんですけど….」という人がいるなら、依存関係を考慮できていない可能性が高そうです。

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タスクの依存関係とは?

プロジェクトを進行するための各タスクには、「Aが終了しないとBの作業が開始できない」「Cが開始されないと、Dも開始できない」といった関係でつながっています。

このつながりを「依存関係」と呼びます。 依存関係を正確に把握していないと、正しいスケジュールが組めません。

依存関係を意識せずに、各タスクの見込み工期だけからスケジュールを引くと、「なんとかなりそう」なガントチャートができあがってしまいます。 


この「なんとかなりそうガントチャート」が炎上の火種です。

現実的なスケジュールを作成するために、次の4つの依存関係を正確に把握しましょう。

依存関係の4パターン

依存関係には4つのパターンがあります。

これまで意識していなかった人は、自分の考えと合っているか確認してみてください。

■終了―開始型(FS型:Finish to Start)

先行するタスクが終了した後に、実施タスクが開始できるという型で、最も一般的な関係性です。

実施するタスクは先行するタスクにスケジュールを握られている状態なので、先行タスクのボールをクライアントや他社が持っている場合、しつこく催促することが難しく、実施するタスクに影響が出てしまうこともあります。


■開始―開始型(SS型:Start to Start)

先行するタスクが開始すると、後続の実施タスクを開始できるという関係性です。

例えば、印刷物の場合、紙が納入され始めたら印刷を開始していくといった関係性がこれにあたります。

同時にタスクが進行するので、タスク担当者間できちんと状況共有をしておく必要があります。


■終了―終了型(FF型:Finish to Finish)

先行タスクが終わる時には、実施タスクも終了していなければいけない関係性です。

例えば、1ヶ月間無料のツールを試す時など、お試し期間が終わるまでにツールの検証を終わらせなければいけない状態のことです。

このケースでは、終了日が決まっているので実施タスクを延長することができません。

事前準備をしっかり行い、余裕を持ったスケジュールで進行できるようにしておく必要があります。


■開始―終了型(SF型:Start to Finish)

先行タスクが始まるまでに、実施タスクが終了していなければいけない関係性です。

あるイベントの日時が決まっており、それに対して準備を行うようなタスクに適用されることが一般的です。

例えば、クライアントとの月次定例会議という未来のタスクに向け、データ分析や報告資料の作成を終えてサイト動向や改善提案を報告できる状態にしておくことが、この開始―終了型(SF型)に当てはまります。

決して日を延長することができないので、前日に深夜残業が発生しないよう、事前にスケジュールを組んでおくことが大切です。

正しい依存関係に基づいたガントチャートは、クリティカルパスが正確に把握できる

全タスクの最初から最後までを依存関係によって結びつけた時に所要時間が最も長くなる経路をクリティカルパスと呼びます。

クリティカルパスはWBSの中の最も重要な経路なので、この経路に問題が発生すると、プロジェクトの全体の遅延が発生するなど、致命的問題に発展する可能性が高くなります。

クリティカルパスを見誤らないよう、各タスクの依存関係を意識し、正確に結び付けられるようになることが大切です。

依存関係の配置ミスだけでなく、タスク漏れにも注意

WBSやガントチャートを作成する際に、依存関係の順番を間違えないということは絶対ですが、そもそもタスクが漏れていたという場合は取り返しのつかないミスにつながることがあります。

1人ではなく必ず数人でタスクを洗い出し、漏れを防ぐようにしましょう。

この時、依頼者の都合や希望スケジュールは考慮して、それにおさまるように自然に頭が働いてしまう優しい方が多いのですが、炎上に陥る典型パターンなので絶対にやめてください。

まずは依頼者の都合は無視して、最大限のタスクを洗い出しましょう。

洗い出したタスクを、依存関係を考慮しながらガントチャートに落とせば、正確なクリティカルパスが把握でき、スムーズなプロジェクトができるようになります。

WBSの作り方や注意点はこちらでも詳しく紹介しているので、参考にしてください。 

WBS作成のポイントは?

◆さいごに

依存関係が明確になっていれば、クライアントや上司に理路整然としたスケジュールの説明ができるので、先方も無理な要望を言いづらくなるでしょう。

プロジェクトメンバーの幸せのためにも、依存関係には十分注意してください。

▼スケジュールを作る時に参考になるコラムはこちら▼

スケジュールリカバリ方法 

CCPMプロジェクト管理手法

 

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あらゆる組織に適用できる!ビジネスを成功に導く戦略立案とチームビルディングの方法論

コーチング

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coach4pmでは、コーチングやリーン・シックスシグマ研修のほかに、ワークショップの提供も行っています。

今回は、「戦略立案ワークショップ」「チームビルディングワークショップ」についてご紹介します。

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◆目次◆

戦略立案ワークショップとは

中期事業計画をプレゼンのためだけのきれいな資料にしてしまっていませんか?

それでは、現場はついてきません。

現場のリーダーを巻き込んで実行可能な戦略を盛り込むことが必要です。

戦略立案ワークショップでは、現場のリーダーと一緒にコーチングの手法を使ってビジョンを共有して達成目標を決め、中期事業計画のための戦略を作成します。

戦略立案に必要なポイント

中期事業計画を作成してそれを達成するためには、戦略立案時に次の5つの要件が必要です。

◆ビジョンの共有
戦略立案と言ったとき先ず SWOT 分析から始めていませんか?

たとえ「強み」「弱み」「機会」「脅威」が解っても有効な戦略は生まれません。

なぜなら、どこに向かって何を達成するために「強み」を活かし、「弱み」を克服し、「機会」をつかみ、「脅威」を回避するとのかという指針がないからです。

「どこに向かうのか」「何を実現するのか」という指針、つまりビジョンが必要なのです。

そしてメンバーとそのビジョンを共有し、メンバー全員が共感し納得することが必要です。

ビジョンの共有がない戦略はトップマネージメントの自己満足であり、実行不可能なプレゼン資料でしかありません。

◆全体像の把握
自分の責任範囲内でのみ最高のパフォーマンスを出すための戦略を立てていませんか?

中長期的な戦略はビジネスの全体像を捉えた上で作成する必要があります。

顧客は誰か?競合他社は?供給者は?情報、物、お金の流れはどうでしょうか?

ビジネス全体としてのサクセスを実現するために、組織や各メンバーはどんな動きをすべきなのかが戦略として重要になります。

◆主要メンバーの参画
中期計画づくりが組織トップへのプレゼンテーション資料作成になっていませんか?

中期戦略の内容がトップの機嫌を伺うためのプレゼン資料では主要メンバーのやる気を得ることはできません。

メンバーのやる気を高くするにはそれぞれの主要メンバーが戦略づくりに参画する事が重要です。

本ワークショップは知識の習得だけに留まらせるのではなく、実際の課題をテーマにして主要メンバー全員で現実的な戦略づくりを行っていただきます。

◆実行可能な計画
戦略を元に中期計画を作成したものの、それで終わりになっていませんか?

実行可能な、しかもストレッチな戦略を立てるためには主要メンバー間の活発なコミュニケーションが必要です。 実行期間のコミュニケーションは、コーチングにて支援いたします。

◆継続的な評価と戦略の見直し
中期計画作成が季節的なイベントになっていませんか?

ビジネスを取り巻く環境は常にしかも急速に変化しています。 戦略は一度決めたら終わりではなく、タイムリーで継続的な評価と見直しが必要です。

ワークショップの流れ

1,トップのビジョンを主要メンバーと共有し、各メンバーのビジョンを作成し全員で共有します。

2,ビジネスの全体像を見える化し、情報・お金・物の流れを明らかにします。

3,戦略づくりの段階から主要メンバーが参加し、実現可能なサクセス・ストーリーを組み立てます。

上記のワークショップを通して、主要メンバーのコミュニケーションが活発になり、チームワークが向上します。

実際のビジネス・ケースをテーマに行うワークショップは、ワークショップ中に作成した戦略や資料・データをそのままオフィスに持ち帰り明日から実践することができますので、時間のムダは一切ありません。

チームビルディングワークショップとは

組織やプロジェクトチームのパフォーマンスは、トップダウンの指示命令だけでも、ボトムアップの自主性だけに任せても、最大限に発揮することはできません。

ミッションの遂行や目標達成にはチームとして集団で取り込むことによる相乗効果が必要になります。

チームビルディングワークショップでは、チームメンバーが参加することで、よりリアルタイムにチームビルディングによるパフォーマンス向上を期待することができます。

よいチームに必要な4つのポイント

なぜ1人、1人じゃ駄目なのでしょうか?
それは、1(人)+1(人)=2(人) にしかならないからです。

一方、チームワークの場合は、1(人)+1(人)=2(人)+相乗効果となります。
もし相乗効果が1(人)となれば、1(人)+1(人)=3(人)になるのです。

ただし、ここで相乗効果はプラスにも、マイナスにもなります。 相乗効果がマイナスなると逆効果なのです。 では、どうすればプラスの相乗効果が得られるのでしょうか?

よいチームに必要なポイントは4つあります。

◆各メンバーが自立性・主体性を持っている
ドイツの心理学者リンゲルマンの実験によって、綱引きをした時に1人対1人で引き合った時の1人あたりの力を100%とすると、人数を8人対8人とした時に、そのうちの1人が出していた力は49%だったことが証明されました。
これを「リンゲルマン効果」と呼びます。

つまりメンバーが集まりチームで何かを目指す時には何もしなければ、個人のパフォーマンスは半分以下に落ちるということです。

では、どうすればメンバー一人一人のパフォーマンスを落とさずにチーム全体のパフォーマンスを構築することができるのでしょうか?

それを可能にするのはメンバー一人一人の自立性、主体性です。

自分が100%目一杯の力を出して綱を引かなくても、誰か力の強いメンバーが頑張ってくれると言う意識で綱を引くのではなく、自分は綱を引く力の一部分を担っていてそれは勝利に対して非常に重要であると言う意識を持って協力し合い綱を引くことが重要です。

◆各メンバー同士が協力し合いながらつながっている
実際の仕事は、綱引きのように単純ではありません。

例えばある製品を開発してビジネスを成功させるためには、商品の企画、開発、材料の調達、製造、品質管理、マーケティング、セールス等のいろんな機能が必要になります。

各メンバーがそれぞれの強みを知り合い、協力し合うことでゴール達成に欠かせないチームとしての多様な機能が構築できるようになります。

◆メンバー全員が同じ方向を目指している
チームが目的を達成するためにはメンバー全員のベクトルの方向が揃っていることが重要です。

綱引きのメンバーがそれぞれ違った方向に綱を引いたらどうなってしまうでしょうか?

メンバー個々の力がどれだけ大きくても、メンバー全員で同じ方向に向かって綱を引かなければ綱引きに勝つことはできません。

◆良いチームワークの状態が維持され、継続的に良くなっている
一度良いチームワークの状態が出来上がっても、安心して何もしないでいると元のチームワークの悪かった状態に戻ってしまいます。

頑張ってダイエットに成功しても、安心して元のゆるい生活に戻るとリバウンドするのと同じことで、チームビルディングも良い状態を作ったところからが本当のスタートです。

より良いチームを目指して継続的にチームビルディングを続けて行く必要があります。

ワークショップでは、これら4つのポイントを実現するために、具体的にどうすればよいか、体験を通して身に付けることができます。

◆さいごに

「戦略立案ワークショップ」「チームビルディングワークショップ」に興味を持った方は、こちらからお気軽にご質問・お問い合わせください。

【問い合わせ先】http://riso-labo.com/company/contact


▼コーチングやリーン・シックスシグマ研修プログラムの詳細です▼ 

coach4pmのコーチングとは?

 

リーン・シックス・シグマ研修、受付中です

 

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「無駄の最小化」と「品質の最大化」を両立する業務プロセス改善手法「リーン・シックスシグマ」とは?

プロジェクトマネジメント

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リーン・シックスシグマ(LSS / lean six sigma)を知っていますか?

リーン・シックスシグマとは、作業のバラつきを減らしてビジネスプロセスを高品質化する「シ ックスシグマ」と、無駄を減らして業務プロセスを効率化する「リーン生産方式」を組み合わせ た業務プロセス改善手法です。

リーン・シックスシグマは主に製造業で確立・発展してきた手法ですが、IT・Web業界のプロジ ェクトマネジメントでも応用が可能です。

今回は、リーン・シックスシグマを知らないという方向けに、その詳細とcoach4pmが提供して いる研修プログラムについてご紹介します。

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◆目次◆

リーン・シックスシグマとは

リーンは、トヨタ生産システムの「Kaizen(カイゼン)」をもとにして生まれました。
「Kaizen」では、生産のリードタイム*を短縮する為に生産工程でのムダを見つけ出し徹底的にム ダをなくす事に取り組んできました。
*リードタイム:生産、流通、開発などの行程に取りかかってから完了するまでの所要時間。

ムダとりのノウハウをツールとして誰でも使えるようにまとめたのがリーンです。
しかし、リーンは部分部分での改善活動では威力を発揮しますが、全社的な活動として展開する のには現場の理解と経験が必要であり、ムダとりの文化が根付くのにはそれなりの時間がかかり ました。

一方、シックスシグマは、1985年にモトローラで生まれたと言われています。
そして1996年に、ジェネラル・エレクトリック(GE) のCEO であるジャック・ウェルチ氏がマネージメントツールとしてシックスシグマを使って成果を出したことで有名になりました。

シックスシグマは製品やサービスの品質を向上させ、良い状態を維持するために大変有効な手法です。

ただし一方では、生産やサービスのリードタイムを短縮するのには即効性がなく、今すぐにリードタイムを短縮して生産性を上げたり、仕掛り在庫を減らしたりすることは不得意でした。

そこで、2000年代前半にリーンとシックスシグマの長所を取り入れたリーン・シックスシグマが誕生したのです。

リーン・シックスシグマは、リーンの手っ取り早い改善とシックスシグマの根本的な改善の両方を巧く使って効果的に改善を行えるので、質の高い製品やサービスを顧客に提供できる業務体質にするための有効な手法です。

 

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リーン・シックスシグマの研修

リーン・シックスシグマは、パワフルな業務改善手法です。
シックスシグマは大企業向けの大掛かりなものと思われていましたが、リーンとの融合により現場での即効性ある改善が可能となりました。

coach4pmでは世界各国で実績のある Pivotal Resources, Inc. が提供するリーン・シックスシグマ研修を日本語で実施しています。

研修内容は役割や担当によって異なります。それぞれの研修の特徴や目的を紹介していきます。

ーチャンピオン研修ー

リーン・シックスシグマの全体像を把握し、リーン・シックスシグマ導入により期待される効果、事業計画立案におけるチャンピオンの役割について理解していただきます。

プロセス改善活動の最高責任者であるチャンピオンの役割と責任を果たすために必要なスキルを身につけていただくための2日間の研修で、一般開催はありませんので、ご希望に応じて開催します。

【チャンピオン研修アジェンダ(一部抜粋)】

  1. イントロダクション
  2. リーン・シックスシグマとは何か?
  3. リーン・シックスシグマをどう導入するか?
  4. リーン・シックスシグマをどうリードするか?等

ーブラックベルト研修ー

リーン・シックスシグマを使ったムダとり、業務改善のスペシャリストとしてリーン・シックスシグマプロジェクトの実行リーダーを育成します。

プロジェクトリーダーの立場として、7つのムダ、5S、DMAIC、統計的プロセス管理、QFD、FMEAなどのリーン・シックスシグマ手法を習得していただきます。

ブラックベルトの役割と責任を果たす為に必要なスキルを身につけていただくための2日間の研修で、一般開催はありませんので、ご希望に応じて開催いたします。

【研修内容(一部抜粋)】

  1. イントロダクション
  2. 統計の概要
  3. MINITAB(イントロダクション)
  4. Measure(測定)
  5. Analyze(分析)
  6. Improve(改善)
  7. Control(管理)等

ーグリーンベルト研修ー

リーン・シックスシグマのムダとりツール、業務改善ツールを使って業務プロセス改善を行えるメンバーを育成します。

また、プロジェクトメンバーの立場として、リーンツールや、シックス・シグマツール活用の方法を習得していただきます。

グリーンベルトの役割と責任を果たす為に必要なスキルを身につけていただくための2週間研修です。一般開催はありませんので、ご希望に応じて開催いたします。

【研修内容(一部抜粋)】

  1. イントロダクション
  2. 概要
  3. DEFINE(定義)
  4. DMAIC プロジェクト管理の準備
  5. Measure(測定)
  6. Analyze(分析)
  7. Improve(改善)
  8. Control(管理)等

ーSigma Station™ シミュレーションー

教科書で学んだツールを使って実際のビジネス変革を起こすことは容易ではありません。リーン・シックスシグマの方法論は学習することができますが、それだけでは十分ではありません。

Sigma Station™ は放送局の業務プロセスをシミュレーションで体験しながら、ゲーム感覚でリーン・シックスシグマを使った業務プロセス改善が習得できるプログラムで、トップマネージメントから現場のスタッフまで幅広いメンバーに参加していただけます。

参加者はこの研修を通じて、知らず知らずのうちに現場のメンバーを悩ませている「悪い習慣」と正しい業務プロセス改善との違いを目の当たりにすることになるでしょう。

Sigma Station™ はリーン・シックスシグマ(DMAIC/DFSS) の導入だけでなく各社独自の改善手法を使ったワークショップにもシミュレーション・ゲームとして組み込むことができます。

Sigma Station™ は corch4pmが Pivotal Resources, Inc.からライセンスを受けて弊社が実施するチャンピオン研修、ブラックベルト研修、グリーンベルト研修に組み込んで実施しています。

御社独自のワークショップに組み込みをご検討の方は長期間ライセンスについてcoach4pmにご相談ください。

リーン・シックスシグマ研修に興味を持った方は、お気軽にこちらからお問い合わせください。http://riso-labo.com/company/contact


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コーチングで悩みの糸口を見つけよう 

コーチング体験談

 

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可視化された課題に向き合うことで逃げずに解決へ向けた行動を取れた(ビジネスコーチング体験談)

コーチング

こんにちは。東京でSEO屋を営んでおります、株式会社ユナイテッドリバーズの岡崎です。 役員2名、スタッフ2名の小所帯で日々Google先生に振り回されております。

2月から7月にかけて、coarch4pmのコーチングを6回受講しました。 本稿では、受講を通じて変化した行動や感想についてつらつらと書き連ねていきます。

初回にも感想を寄せているので、そちらから読みたい方は下記のリンクをどうぞ。

コーチング体験談

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ビジネス的課題をコーチング的アプローチで解決するサービス

そもそもcoach4pmって何やねん、というお話。

コーチングという言葉を耳にしたことのある方は多いと思いますが、具体的な内容を知っている方は少ないんじゃあないでしょうか。また、知っている方も、マネージャー研修等々で「部下を教育するための手法」として学ぶケースがほとんどではないかと思います。

しかし、coach4pmが提供しているのは、「コーチングができるよう指導する」サービスではなく、「サービス利用者のビジネス的課題をコーチング的アプローチで解決する」サービスです。コーチとのセッションを通じて課題や打ち手を明確にし、それによって行動を改善するというわけですね。

私が受けたのは、コーチとの1時間のセッション(Skype面談)を月1回程度、合計6回受講するコースでした。

もやもやしていた課題が可視化されてすっきりする

人によって状況が異なるので話す内容も変わると思うのですが、私の場合はいま直面している課題の棚卸しと、それに対する打ち手の素案、打ち手の進捗状況の報告を毎回行っていました。

方向性が迷子になってるな…というときは、中長期の目標を改めて確認したり、というかんじです。3年後の事業規模だとか、その時点でどんな事業構造にしていたいかなどなどですね。

こういう話はもちろん社内でも行うんですが、利害関係者同士で話すと遠慮が生じてしまったり、熱くなって客観性を欠いてしまったりするので、完全な第三者に向かって話せる場は貴重でした。

いや、居酒屋などで友人に話すこともゼロではないですが、真剣に耳を傾けてくれる人なんてめったにいないですし、的外れなアドバイスをされて逆にストレスを貯めてしまうことのほうが多い気がします(笑)。

その点、coach4pmのセッションでは、コーチが可能な限り主観を廃した質問で課題や打ち手を引き出してくれるのでノーストレスでした。セッションの後にはもやもやと悩んでいたことが可視化されて精神的にかなりすっきりします。

可視化された課題に向き合うことで、逃げずに解決へ向けた行動を取れる

課題と打ち手の可視化も大きな収穫だったのですが、それ以上に大きかったこととして、後回しにしてしまいがちだった課題に対して、逃げずに解決へ向けた行動を取れるようになったことが挙げられます。

私が抱えていた課題をまとめると、「スタッフや外注さんへの指示・教育体制の強化」でした。コーチングで可視化する以前からぼんやり問題に感じていたのですが、ひたすら後回しになり続け、ずっと手を付けられていない状況が続いていました。

進められなかったのはひとえに私の怠慢が原因です。クライアントワークは進めなければ売上が立たなくなってしまうので、どんなにやる気がわかなくてもやらざるを得ません。一方、社内改善にはそうした推進を後押しするプレッシャーがありません。長い目で見れば損失を生んでいるのですが、浅はかなもので、ケツに火がつかないとなかなか腰が上がらないんですよね…。

その状況を変えてくれたのもコーチングです。coach4pmのコーチングでは、セッションごとに「次回までにやっておくことのコミット」と「進捗報告」の2つを行います。何も進捗していないと、コーチングのたびに「あれもやっていません。これもやっていません」となってしまい、非常に気まずくなります(汗)。

これを避けるために、セッションが近づくたびに慌てて宿題としてコミットしていたことを片付けていたりしました。コーチとの約束が、納期・締め切り的な機能を果たすわけです。

では、実際にどんな改善を行ったのか、2つほどご紹介します。

改善1.Backlog(バックログ)によるタスクのチケット管理を開始

「なんだ、そんなことか」と思われるかもしれませんが、弊社にとっては画期的でした。

弊社はリモートで働いていることが多く、勤務時間もバラバラだったりするため、指示や申し送りにかなりの工数が取られていました。チャットが流れてしまって抜け漏れが発生する…といった事故もしばしば。手間もかかるしストレスもたまる状態でした。

そこであるとき一念発起し、社長と二人でほぼ丸一日かけてタスクを洗い出し、Backlogに投入。チケット管理の経験はほとんどないので、チケットの粒度は後述の記事を参考に、4つの原則に沿って作りました。

  • 作業はとにかくチケットに起票。起票されていないものはやらない
  • 必ず、ボールを持っている人を担当者に設定する
  • 完了基準を決める
  • その他細かい設定は最初からしない
参考記事:

Redmine

また、はじめから100%うまくいくはずもないので、問題が生じたら後から直せばよいという方針にしました。完璧を求めるとしんどいですからね…。

まだ運用開始から3~4ヶ月ほどで改善ポイントも多いのですが、これのおかげで業務指示の工数は大幅に削減され、抜け漏れも激減しました。チケット管理尊い。

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出典:Backlog

改善2.マニュアル類の整備

Backlogの導入に合わせて、業務マニュアルの整備にも力を入れました。それまでは口頭やチャットで場当たり的に業務を教えていたのですが、同じやり取りを何度もしていたり、指示の抜け漏れが発生したりと非効率でした。

そこで、繰り返し行う業務についてはGoogleドキュメントやBacklogのWikiにマニュアルを残すようにしました。教えるときはそのURLを伝えて、不明な点を質問してもらえばよいのでやり取りがかなり楽になっています。

また、頻出しそうな質問はマニュアルに反映し、なるべく同じ質問がまた発生しないようにしています。

おわりに

コーチングを通じて改善できたことはまだまだたくさんあるのですが、業務内容に思いっきり踏み込むので書きづらいところもあり、これくらいとさせていただきます。

繰り返しになりますが、外部のプロにコーチングを頼む最大のメリットは、利害関係のない第三者を相手に壁打ちをすることで、抱えている課題を冷静に俯瞰し、打ち手を考えられる点だと思います。上司だろうと部下だろうと、そうしたフラットな立場で相談できる相手を持っている人はそうそういないでしょうし、その人がコーチングのスキルを持っているケースはいっそう稀でしょう。

仕事に行き詰まりやもやもやを感じているけれど、誰に相談してもいまひとつよい答えにたどり着つけないという方は、コーチングを試してみるとよいかもしれませんよ。