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思考をシンプルにするデスクの整理習慣5つ。デスクの美しさとプロジェクトの生産性は比例する!?

こんにちは、編集部のジェシカです。

「ミニマリスト」「シンプルライフ」「片付け術」という言葉を耳にする機会が増えました。

家の中のクローゼットや本棚を整理して、快適に過ごせるようになったという人もいるのでは?

一方、会社のデスクや引き出しはどうでしょう?

特にプロマネやディレクターはクライアントとのやりとりで印刷資料が多い職種。
不要な書類や参考文献が積み重なり作業スペースが全然ない…という人はいませんか。

そんなあなたは、仕事の効率が悪くなっているかもしれませんよ。

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物が多いデスクがダメな理由は何?

物であふれたデスクだと、なぜ仕事の効率が悪くなるのでしょうか?

・周囲に物や情報が散乱していると、脳がストレス状態に陥り集中力や処理能力が低下するという研究結果があります。
(参照)情報過多とクリエイティビティは相反関係?:佐川明美の「シアトルより愛を込めて」:オルタナティブ・ブログ

・「あれ、どこに置いたかな」と探し物に時間もかかります。
1日3分探し物をした場合、単純計算で1ヶ月60分は時間をロスしていることになります。さらに、そこで集中が切れてしまうのでとても大きな損失になります。


・「あの人の机、汚いよね(苦笑)」とメンバーにコソコソ言われること間違いなし!自分の評価を自分で下げているようなものです。


・机の整理が苦手=仕事の整理も苦手=仕事ができない人なのでは?というレッテルを貼られかねない。


どうでしょう?散乱したデスクで過ごすメリットは少なそうですよね。

本来の自分の能力が発揮されていない可能性も。

整理の鬼 佐藤可士和氏

随分古い話になりますが、私が衝撃を受けたクリエイティブディレクター佐藤可士和(さとう かしわ)氏について少し書かせていただきます。

TVの密着取材を受けていたのですが、彼のオフィスにはモノが全然ありませんでした。

一緒に働くスタッフのデスクにもモノはなく、あるのはパソコンとマウスくらい。

資料はすべて引き出しや棚の中にきれいに保管されていました。

当時、広告賞などを受賞し注目されて超多忙だった彼と、超キレイに整理されたオフィスとのギャップに驚いたものでした。
※その頃、私は駆け出しのウェブディレクターで机の上も頭の中もぐちゃぐちゃでした。(汗)

どうしてこんなに片付づいているかは、彼の本に詳しく書かれています。

佐藤可士和の超整理術 - Amazon

この本で僕が述べる整理術とは、整理のための整理ではなく、快適に生きるための本質的な方法論。ですから、デスク周りなどの空間から仕事上の問題、人間関係に至るまで、あらゆる場面に応用できるのです。


佐藤氏ほどの整理整頓を行うのはハードルが高いと思いますが、「整理する」ことが仕事や人間関係にも影響を及ぼすことは間違いなさそうです。

デスクをきれいにする習慣5つ

佐藤氏の例でもあるように、デスクと思考の状態は非常に似ているといえるでしょう。

デスクを片付けることで思考も整理され、すぐに情報を探し出せる状態になるので仕事の効率化にもつながります。

それに、資料や情報をすぐ探せる人って好感が持てますよね。

メンバーからも好印象が持たれるデスクづくりをしてみませんか。
習慣にしてこまめに行えば時間もかかりません。

●デスクをきれいにする習慣1 書類は一定量に抑える。
ある一定の量(10部までなど)になったら不要な資料がないか見直しましょう。
デジタルデータがある資料は、デジタルで確認するようにします。

●デスクをきれいにする習慣2 書類は平積みにしない。
書類はファイル入れなどに立てておくようにしましょう。ファイルに入れるタイミングで情報の整理ができます。
また、平積みは場所をとり、つい新しい資料をポンポン積み重ねてしまうので見た目はきれいでも、情報は散乱しています。

●デスクをきれいにする習慣3 物の定位置を決める。
デスクにある物の定位置を決めておいて使った後はすぐ元に戻しましょう。
こうすれば、改めて整理する時間は不要ですし、常に整った状態が維持できます。

●デスクをきれいにする習慣4 やたらと付箋を貼らない。
付箋が多いと雑然とした印象になるだけでなく、どのタスクが一番大切だったか見落としてしまいます。
大事なタスクならすぐにやる、カレンダーツールに登録してアラート設定をしたほうが効率よくタスクをこなすことができるようになるでしょう。

●デスクをきれいにする習慣5 机を拭く
埃は知らず知らずに積もるもの。机の端に埃が塊になって転がっていませんか。
特に、乾燥した冬のオフィスは風邪などのウイルスに空気感染しやすくなっています。
ティッシュやウエットシートなどで埃をこまめにとりましょう。

また、物があると机を拭く時に邪魔なのでなるべく置かないようになります。 拭き掃除は気持ちを落ち着けることもできるのでおすすめです。

さいごに

プロジェクトのタスクをあいまいに把握してこなすだけでは、効率よく運用できません。

物理的なモノの整理は、プロジェクトのタスク処理にも共通するところが多く、煩雑な思考を整理しシンプルにする練習になります。

いつどんなタスクが行われているか、不要なタスクがないかを定期的に確認しておけばミスもすぐに見つけられますし、柔軟な対応ができるプロマネはメンバーにも信頼されるはずです。

いま一度、デスク周りを見直してみませんか。


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